De uitdaging: veel waardevolle informatie, maar waar begin je?
BOM beheert twee websites, BOM.nl en het platform BrabantBusinessRegion.com, met jaren aan opgebouwde kennis over innoveren, investeren en ondernemen in Brabant: nieuwsberichten, events, artikelen, publicaties en jaarverslagen. Precies daar zat de uitdaging, vertelt Ingrid Nagtzaam, Marketing & Communications Manager: "Zowel op BOM.nl als op BrabantBusinessRegion.com staat veel waardevolle informatie, maar bezoekers weten niet altijd waar ze moeten beginnen."
Bezoekers komen namelijk met een concrete vraag. "Ze hebben vaak een concrete vraag, niet de behoefte om zich door navigatiestructuren, pagina's en downloads heen te werken," zegt Ingrid. Tegelijkertijd wilde de organisatie bezoekers sneller naar de juiste informatie, contactpersoon of organisatie leiden.
De twee platformen bedienen daarbij verschillende doelgroepen. Op BOM.nl gaat het vooral om innovatieve ondernemers, investeerders, kennisinstellingen en andere stakeholders die snel antwoord willen op praktische vragen. Op BrabantBusinessRegion.com gaat het om internationale bedrijven, investeerders en talent die zich oriënteren op Brabant als innovatie- en vestigingsregio.
De oplossing: geen standaard chatbot, maar twee digitale assistenten
"Samen met DataSpeak hebben we twee AI-assistenten ontwikkeld die bezoekers direct helpen met hun vragen," vertelt Ingrid. De assistent kent de inhoud van de websites, haalt relevante informatie en nieuws op, verwijst bezoekers door naar de juiste contactpersonen en initieert waar nodig een contactverzoek.
Bewust geen standaardoplossing, benadrukt Ingrid: "Daarbij hebben we niet gekozen voor een standaard chatbot, maar voor een digitale assistent die aansluit op de doelstellingen van beide platformen." Op BOM.nl ligt de nadruk op het vinden van informatie en het leggen van contact met de juiste experts. Op BrabantBusinessRegion.com helpt de assistent internationale bezoekers Brabant te ontdekken en zich te verbinden met relevante organisaties binnen het ecosysteem. Daar blijft het niet bij antwoorden geven: de assistent maakt bezoekers wegwijs in de provincie en laat met inzichten en sprekende feiten zien wat Brabant als innovatie- en vestigingsregio te bieden heeft. Zo krijgen buitenlandse bedrijven en talenten een concreet beeld van de aantrekkingskracht van de regio.
Dat verschil zit ook onder de motorkap. De assistent zoekt live mee in de website zelf en benut daarbij de ingebouwde zoekfunctie, waardoor ook nieuws, events en publicaties direct boven water komen. Daarmee helpt hij de zoektocht concreet te maken. Waar een bezoeker anders via menu's en overzichtspagina's moet navigeren, staat het antwoord er nu gemiddeld binnen twee stappen: van "ik zoek iemand die me kan helpen" naar de juiste expert, met een contactverzoek in dezelfde beweging.
De samenwerking: klein beginnen, snel testen, doorontwikkelen
Hoe de samenwerking verliep, vat Ingrid kort samen: "Uitermate plezierig. We zijn klein begonnen, konden snel testen en op basis van gebruikersfeedback doorontwikkelen." DataSpeak bracht de AI-expertise in, terwijl BOM de inhoudelijke kennis, gebruikersscenario's en praktijkcases leverde.
Die werkwijze maakte stapsgewijze verbetering mogelijk, waarbij steeds getoetst werd op relevantie van antwoorden, vindbaarheid van informatie, doorverwijzingen en gebruikservaring. Voor BrabantBusinessRegion.com ging het team nog een stap verder, vertelt Ingrid: daar is gekeken "hoe de assistent, rekening houdend met het land van herkomst van de vraagsteller, in de juiste taal en tone of voice kan antwoorden en helpen."
De resultaten: sneller bij het juiste antwoord, en bij de juiste persoon
"Het dashboard laat zien dat de AI-assistent goed gevonden wordt," zegt Ingrid. "We zien dat bezoekers sneller toegang krijgen tot relevante informatie en eenvoudiger in contact komen met de juiste persoon of organisatie."
Minstens zo waardevol is wat de assistent teruggeeft aan de organisatie zelf: "Daarnaast geeft de AI-assistent ons inzicht in welke vragen bezoekers hebben en waar hun informatiebehoefte ligt." Die inzichten gebruikt BOM om beide websites en de dienstverlening verder te verbeteren.
En de drempel om contact op te nemen ligt lager dan voorheen. De assistent is 24/7 beschikbaar en helpt, in de woorden van Ingrid, "om de dienstverlening op zowel BOM.nl als Brabant Business Region toegankelijker en persoonlijker te maken."
Conclusie
Twee websites, twee doelgroepen, één aanpak: klein beginnen, snel testen en doorontwikkelen op basis van wat bezoekers werkelijk vragen. Voor BOM leverde dat op beide platformen assistenten op die bezoekers sneller op weg helpen én de organisatie laten zien waar de informatiebehoefte ligt.
“Het resultaat is een oplossing die niet alleen technisch werkt, maar ook echt aansluit bij de behoeften van onze bezoekers.”
— Ingrid Nagtzaam, Marketing & Communications Manager